Privacyverklaring Maatjes

1. Wie zijn wij?

Maatjes is een handelsnaam van NXT North B.V.

NXT North B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contactgegevens

• voor- en achternaam
• bedrijfsnaam
• functie
• telefoonnummer
• e-mailadres

Account- en gebruiksgegevens

• IP-adres
• browsergegevens
• apparaatgegevens
• logbestanden

Communicatiegegevens

• e-mails
• contactformulieren
• chatberichten
• notities van gesprekken

Gegevens binnen de dienstverlening

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen systemen van opdrachtgevers persoonsgegevens bevatten die via koppelingen of automatiseringen worden verwerkt.

3. Waarom verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:

• het uitvoeren van overeenkomsten;
• het leveren van Maatjes;
• het onderhouden van automatiseringen;
• klantenservice en ondersteuning;
• facturatie;
• communicatie met opdrachtgevers;
• beveiliging van systemen;
• verbetering van onze dienstverlening;
• naleving van wettelijke verplichtingen.

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

Uitvoering overeenkomst

Wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren van onze dienstverlening.

Wettelijke verplichting

Bijvoorbeeld voor fiscale bewaarplichten.

Gerechtvaardigd belang

Voor:

• beveiliging;
• fraudepreventie;
• verbetering van dienstverlening;
• communicatie met klanten.

Toestemming

Wanneer dit wettelijk vereist is.

5. Gebruik van AI

Maatjes maakt gebruik van technologieën op basis van kunstmatige intelligentie.

Hieronder kunnen onder andere vallen:

• OpenAI;
• Microsoft AI-diensten;
• Google AI-diensten;
• andere AI-platformen.

Gegevens kunnen worden verwerkt voor het genereren van output, analyses, samenvattingen, automatiseringen en andere functionaliteiten.

6. Gebruik van leveranciers

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van externe leveranciers.

Hieronder kunnen onder andere vallen:

• Make.com
• OpenAI
• Microsoft
• Google
• Cloudinary
• LinkedIn
• Meta
• hostingproviders
• e-mailproviders
• CRM-systemen
• boekhoudsoftware

Deze leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken namens ons of namens onze opdrachtgevers.

7. Verwerking binnen en buiten de EER

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

Voor bepaalde dienstverlening kan gebruik worden gemaakt van leveranciers buiten de EER.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij waar redelijkerwijs mogelijk voor passende waarborgen conform de geldende privacywetgeving.

Deze waarborgen kunnen onder meer bestaan uit:

• Europese modelcontracten (Standard Contractual Clauses);
• adequaatheidsbesluiten;
• aanvullende technische beveiligingsmaatregelen.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• misbruik;
• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• openbaarmaking.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Tenzij wettelijke verplichtingen anders bepalen hanteren wij in beginsel:

Contactaanvragen

Maximaal 24 maanden.

Klantgegevens

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang noodzakelijk voor administratieve doeleinden.

Factuurgegevens

Minimaal 7 jaar.

Log- en beveiligingsgegevens

Zolang redelijk noodzakelijk voor beveiligingsdoeleinden.

10. Delen van gegevens

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld indien:

• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst;
• een wettelijke verplichting bestaat;
• opdrachtgever hiervoor opdracht geeft;
• een gerechtelijk bevel dit vereist.

11. Cookies

Onze website kan gebruik maken van:

Functionele cookies

Voor het correct functioneren van de website.

Analytische cookies

Voor het analyseren en verbeteren van onze website.

Marketingcookies

Uitsluitend indien hiervoor toestemming is verkregen.

Voor meer informatie verwijzen wij naar onze cookieverklaring.

12. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om:

• inzage te vragen;
• gegevens te corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• verwerking te beperken;
• bezwaar te maken;
• gegevens over te dragen.

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar:

[e-mailadres]

Wij reageren binnen de wettelijke termijnen.

13. Verantwoordelijkheid opdrachtgever

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van een opdrachtgever:

• blijft opdrachtgever verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens;
• blijft opdrachtgever verantwoordelijk voor het informeren van betrokkenen;
• blijft opdrachtgever verantwoordelijk voor het verkrijgen van eventuele toestemmingen;
• kan een afzonderlijke verwerkersovereenkomst van toepassing zijn.

14. Aansprakelijkheid

Hoewel wij passende maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij geen absolute beveiliging garanderen.

Voor zover wettelijk toegestaan is iedere aansprakelijkheid met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens beperkt zoals opgenomen in onze algemene voorwaarden.

15. Wijzigingen

Wij mogen deze privacyverklaring wijzigen.

De meest actuele versie wordt altijd gepubliceerd op onze website.

16. Klachten

Indien u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met ons.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij:

Autoriteit Persoonsgegevens

Via: Autoriteit Persoonsgegevens