Algemene Voorwaarden

Artikel 1 – Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

NXT North

NXT North B.V., handelend onder de naam Maatjes.

Maatje

Een digitale collega, AI-oplossing, automatisering, workflow, koppeling, softwareconfiguratie of combinatie daarvan die door NXT North wordt geleverd.

Opdrachtgever

De rechtspersoon die een overeenkomst sluit met NXT North.

Dienstverlening

Alle werkzaamheden, producten, diensten, adviezen, automatiseringen, implementaties, configuraties, analyses, trainingen en ondersteuning geleverd door NXT North.

Derde leverancier

Iedere externe software-, cloud-, AI-, hosting- of infrastructuurleverancier waarvan NXT North gebruik maakt.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

• Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten, werkzaamheden en dienstverlening van NXT North.
• Algemene voorwaarden van opdrachtgever worden uitdrukkelijk uitgesloten.
• Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk overeengekomen.

Artikel 3 – Totstandkoming overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand door:

• ondertekening van een offerte;
• schriftelijke akkoordverklaring;
• digitale akkoordverklaring;
• betaling van een factuur;
• feitelijke aanvang van werkzaamheden.

Artikel 4 – Dienstverlening

• NXT North levert digitale collega's, automatiseringen en AI-ondersteuning.
• Alle dienstverlening wordt uitgevoerd op basis van een inspanningsverplichting.
• NXT North garandeert geen specifiek resultaat.
• Alle genoemde voordelen, verwachtingen, besparingen, rendementen, tijdswinsten of efficiëntieverbeteringen zijn indicatief.

Artikel 5 – Activatiekosten

• Voor ieder Maatje worden eenmalige activatiekosten in rekening gebracht.
• Activatiekosten omvatten onder andere: analyse, inrichting, configuratie, ontwikkeling, testen, koppelingen, implementatie, ingebruikname.
• Activatiekosten dienen volledig te zijn voldaan voordat werkzaamheden starten.
• Activatiekosten worden nooit gerestitueerd.
• Dit geldt ongeacht: de duur van het gebruik, voortijdige beëindiging, beperkte inzet, niet-gebruik, opschorting, beëindiging door opdrachtgever.

Artikel 6 – Maandelijkse kosten

• Voor het gebruik van een Maatje is opdrachtgever een maandelijkse vergoeding verschuldigd.
• De maandelijkse vergoeding wordt vooraf gefactureerd.
• Maatjes zijn dagelijks opzegbaar.
• Opzegging heeft geen invloed op reeds verschuldigde bedragen.
• Activatiekosten blijven volledig verschuldigd.

Artikel 7 – Wijzigingen en aanpassingen

• Iedere wijziging of uitbreiding van een Maatje kan aanvullende kosten met zich meebrengen.
• Hieronder vallen onder meer: nieuwe functionaliteiten, nieuwe processen, aanvullende koppelingen, gewijzigde workflows, wijzigingen in software van opdrachtgever, wijzigingen veroorzaakt door derde leveranciers.
• NXT North is gerechtigd dergelijke werkzaamheden afzonderlijk te factureren.
• NXT North bepaalt redelijkerwijs welke werkzaamheden binnen de oorspronkelijke opdracht vallen en welke als meerwerk worden beschouwd.

Artikel 8 – Implementatietermijnen

• Door NXT North genoemde implementatietijden zijn altijd indicatief.
• Uitspraken zoals "binnen enkele uren", "dezelfde dag", "snel operationeel", "vrijwel direct inzetbaar" vormen nooit een garantie.
• Implementatietermijnen zijn afhankelijk van onder meer: beschikbaarheid van systemen, beschikbaarheid van API's, benodigde toegangsrechten, medewerking van opdrachtgever, kwaliteit van aangeleverde informatie, technische beperkingen, beschikbaarheid van medewerkers, afhankelijkheden van derden.
• Overschrijding van een indicatieve termijn geeft geen recht op schadevergoeding, ontbinding of opschorting.

Artikel 9 – Gebruik van AI

• Maatjes kunnen gebruik maken van kunstmatige intelligentie.
• Opdrachtgever erkent dat AI-systemen fouten kunnen maken.
• AI-uitvoer kan: onjuist zijn, onvolledig zijn, verouderd zijn, misleidend zijn, ongewenste resultaten opleveren.
• Opdrachtgever is verplicht alle output zelfstandig te controleren.
• Opdrachtgever blijft volledig verantwoordelijk voor alle beslissingen die worden genomen op basis van AI-output.
• NXT North verstrekt geen juridisch, fiscaal, financieel, medisch of ander professioneel advies.

Artikel 10 – Verantwoordelijkheid opdrachtgever

Opdrachtgever blijft volledig verantwoordelijk voor:

• bedrijfsvoering;
• bedrijfsprocessen;
• wettelijke verplichtingen;
• fiscale verplichtingen;
• AVG-verplichtingen;
• personeelsbesluiten;
• financiële beslissingen;
• communicatie;
• juistheid van gegevens;
• controle van output.

Artikel 11 – Gegevensverwerking

• Gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de overeengekomen dienstverlening.
• NXT North verwerkt gegevens uitsluitend voor: levering van Maatjes, automatiseringen, ondersteuning, onderhoud, facturatie, beveiliging.
• Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van alle aangeleverde gegevens.
• Opdrachtgever garandeert dat gegevens mogen worden verwerkt overeenkomstig toepasselijke wetgeving.

Artikel 12 – Verwerking binnen en buiten de EER

• Waar redelijkerwijs mogelijk worden gegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte.
• Voor de uitvoering van de dienstverlening kan gebruik worden gemaakt van AI-diensten, cloudplatformen en andere leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte.
• NXT North mag gegevens laten verwerken door dergelijke leveranciers indien deze naar het oordeel van NXT North passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen hanteren en voldoen aan de geldende privacywetgeving.
• Opdrachtgever erkent en accepteert dat dergelijke verwerkingen noodzakelijk kunnen zijn voor de uitvoering van de dienstverlening.

Artikel 13 – Software van derden

• NXT North maakt gebruik van software en diensten van derden.
• Hieronder kunnen onder andere vallen: OpenAI, Microsoft, Google, Make, Anthropic, Meta, LinkedIn, Cloudinary, CRM-systemen, ERP-systemen, boekhoudsystemen.
• NXT North is niet aansprakelijk voor: storingen, functiewijzigingen, prijswijzigingen, beveiligingsincidenten, dataverlies, beëindiging van diensten van derden.
• Indien aanpassingen noodzakelijk zijn als gevolg van wijzigingen bij derden mogen deze werkzaamheden afzonderlijk worden gefactureerd.

Artikel 14 – Beschikbaarheid

• NXT North geeft geen uptimegarantie.
• Onderhoud mag zonder voorafgaande aankondiging plaatsvinden.
• Tijdelijke onbeschikbaarheid geeft geen recht op schadevergoeding.

Artikel 15 – Intellectueel eigendom

• Alle intellectuele eigendomsrechten blijven eigendom van NXT North.
• Dit omvat onder meer: prompts, workflows, automatiseringen, scripts, configuraties, templates, documentatie, methodieken, werkwijzen.
• Zonder schriftelijke toestemming mogen deze niet worden gekopieerd, verspreid, aangepast of verkocht.

Artikel 16 – Geheimhouding

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk. Deze verplichting blijft bestaan na beëindiging van de overeenkomst.

Artikel 17 – Beveiliging

• NXT North treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
• Absolute beveiliging kan niet worden gegarandeerd.
• NXT North is niet aansprakelijk voor: hacks, phishing, malware, ransomware, cybercriminaliteit, beveiligingsincidenten bij derden.

Artikel 18 – Facturatie en betaling

• Facturen dienen binnen 14 dagen te worden betaald.
• Bij te late betaling is wettelijke handelsrente verschuldigd.
• Alle incassokosten komen voor rekening van opdrachtgever.
• NXT North mag werkzaamheden opschorten bij betalingsachterstanden.

Artikel 19 – Overmacht

Onder overmacht wordt onder meer verstaan:

• internetstoringen;
• stroomstoringen;
• storingen bij softwareleveranciers;
• pandemieën;
• oorlog;
• cyberaanvallen;
• overheidsmaatregelen;
• personeelstekorten.

Tijdens overmacht worden verplichtingen opgeschort.

Artikel 20 – Aansprakelijkheid

• Iedere aansprakelijkheid van NXT North is beperkt tot het bedrag dat daadwerkelijk wordt uitgekeerd door haar aansprakelijkheidsverzekering.
• Indien geen uitkering plaatsvindt, is aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat opdrachtgever gedurende de drie maanden voorafgaand aan het schadevoorval heeft betaald.
• Bij een eenmalige opdracht is aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van die opdracht.
• NXT North is nooit aansprakelijk voor: indirecte schade, gevolgschade, bedrijfsschade, omzetverlies, winstderving, gemiste besparingen, verlies van klanten, verlies van goodwill, reputatieschade, dataverlies, claims van derden.
• Iedere aanspraak vervalt indien deze niet binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk wordt gemeld.

Artikel 21 – Vrijwaring

Opdrachtgever vrijwaart NXT North volledig tegen:

• aanspraken van derden;
• schadeclaims;
• sancties;
• boetes;
• onderzoeken;
• naheffingen;
• juridische procedures.

Deze vrijwaring geldt onder meer voor aanspraken die verband houden met:

• gebruik van de dienstverlening;
• gebruik van AI-output;
• onjuiste gegevens;
• schending van wet- en regelgeving door opdrachtgever;
• verwerking van persoonsgegevens.

Opdrachtgever vergoedt alle hierdoor ontstane kosten, waaronder advocaatkosten, proceskosten en onderzoekskosten.

Artikel 22 – Referenties

NXT North mag naam, logo en een algemene omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden gebruiken voor marketing- en referentiedoeleinden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 23 – Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Artikel 24 – Geschillen

Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar NXT North B.V. statutair gevestigd is.